Зачем нужны event агентства компаниям??? В наше время доверие к event агентством у компаний практически отсутствует. Причиной этому служат: дополнительные расходы бюджета на услуги комиссий таких агентств. Однако, не смотря на это, важнейшим факторов является отказы от сотрудничества предприятий с event агентством, является уверенность в ненужности таких услуг. Представляющие компанию лица часто заявляют: У нас нет необходимости пользоваться такими услугами, мы сами в состоянии составлять меню для своего ресторана, а наши ведущие или ди-джеи уже не раз проводили свою конкурсную программу, и мероприятие прошло вполне успешно. Естественно подобные ответы в нашей практике не редкость.
Так же слова представителей компании нам подтвердили цифрами, которые предоставила компания «Эй Си Нильсен»:
За 2013 год из 100% обращений корпоративных культурных, или инвент-компаний об использовании услуг по организации событий обратилось, по меньшей мере, 65%.
Часть работы отдали 14%
Сами организовывали 21%, сорганизовывая коллектив или выбирая для организации ответственного человека.
Из 100% обратившихся предприятий только 43% остались довольны проведенным мероприятием.
Именно по этому, в данной статье, нам хотелось бы обратить внимание на тот факт, что использование услуг профессионалов в организации банкетов и других мероприятий гораздо лучше и разумнее собственного «наступления на грабли».
Стоит подлить еще масла в огонь… Огромное ошибкой является восприятие event- менеджеров как каких-то «массовиков затейников», шутов и сравнивать их деятельность с тамадой. К сожалению, такое заблуждение очень распространено. Основном такое заблуждение возникает при прочтении резюме или сопроводительных писем, в которых часто встречаются такие фразы: «Имею большой опыт в организациях разного рода. Участвовал в проведении конкурсов, таких как Мисс — факультет, имею большое желание работать у вас. К работе подхожу с юмором». Из-за таких людей складывается впечатление, что event агентства могут организовать только веселые попойки, с пьяными конкурсными танцами и воздушными шарами. Таких «активных работников» конечно же никакое грамотное event агентство в счет не берет, вот у таких людей и не остается выбора и они начинают собственную деятельность. Точно передает ситуацию фраза тамады из фильма «Горько»: «Будут конкурсы, будет весело!», напугав концепцией торжества молодых супругов. Теперь хотелось бы объяснить, какую на самом деле выполняет работу event агентство и о сути этой компании. Как показало множество опросов и разных исследований, event менеджеры, непосредственно относят к сфере «Маркетинга» и «Управления персоналом», и входят в ТОП-10 самых эмоционально сложнейших профессий в мире. Event агентство, по сути дела, исполняет роль продюсера, проводящегося мероприятия. Однако стоит заметить что масштабы этой работы бывают колоссальными или наоборот небольшими, как проведение частного мероприятия. Так же отличаются объемы служб, которые задействованы в организации и проведении, а вот суть проведения, вне зависимости от масштабов, остается аналогичной.
А теперь о фактах. Зачем вам необходима услуга профессионального Event агентства, и какой пакет услуг вы сможете получить за 10 % бюджета.
Безусловно, это огромный опыт и невосполнимый багаж знаний.
Даже если не обращать внимания, на то, что подготовка ивента строго-системна и универсальна любое мероприятие уникально. Безусловным фактом является колоссальная база знаний в проведении разного рода мероприятий, которую event-менеджер приобретает за свои годы работы. Такой опыт включает в себя культуру питания, разнообразный подбор напитков, выбор формата кейтеринга, особенность сортировки стола, стандарт обслуживания официанта, особенность ограничения питания, связанная с культурой страны или с другими факторами. Такой работник, безусловно, должен хорошо разбираться в техническом оборудовании, уметь определить какое оборудование отличается качеством, а какое нет. Он должен разбираться в новинках на рынке, должен понимать какое количество звука и света требуется для каждого отдельного мероприятия. Сотрудники event-агенства по сути дела являются и дизайнерами – они понимают, что такое формат маркета, разбираются в разрешении на печать разнообразной продукции, сумеют сделать базовый маркет, и знают, как правильно поставить задачу для дизайнера, и еще понимает, как сделать цвето-пробу, и заказчику не придется тратить на это свои финансы. Такой работник хорошо разбирается в сценарной драматургии, имеет высокий уровень мастерства работы со знаменитостями. Такой работник на основе собственного опыта и знания базы артистов может порекомендовать исходя из своего опыта конкретного ведущего или артиста. Итак, пользуясь услугами профессионалов, вы приобретаете их опыт, построенный на пробах и ошибках, которые будут вашей гарантией качества и защитой от некачественных подрядчиков.
Теперь о стандартах качества.
Более двухсот процессов, которые составляю около десяти основных этапов, реализуются от самой продажи до окончания проекта. Стоит учесть тот факт, что для каждого процесса существует специальный этап подбора, согласования, утверждения, работа над деталями, то выходит, что более пяти-ста процедур с момента начала реализации проходит такой проэкт. Иногда случается, что в проекте задействовано больше обслуживающего персонала, чем гостей. Если на мероприятие приглашено более пяти-ста гостей, то в таких случаях приходится привлекать более пяти-ста человек из персонала, в которые входят официанты, охрана, артисты, гардеробщики, уборщики и другие. А теперь достаточно просто представить шок работника вашего агентства, которому выпало обязанность проводить это мероприятие, но он совершенно не знаком с координацией подобных служб и процессов. Не даром говорят, что самым лучшим клиентом является тот, кто хотя-бы однажды сам организовывал что-нибудь. Таким образом, приобретая услуги event агентства, вы параллельно приобретаете профессионализм наработанный годами и гарантию качественной организации процесса роботы. Важный факт – что во время прохождения мероприятий его координатор должен заниматься только координацией работников. Стандартную группу event-агенства составляет такие отделы: по продаже, по реализации мероприятия, присутствует account-менеджер, сценарист, технический специалист, дизайнер, и множество других профессионалов. При заказе услуг event-агенства вы даже не можете представить какой штат специалистов будет работать над реализацией вашего проекта. Это не просто единственный человек-весельчак-массовик-затейник, а целый штат сработавшихся профессионалов.
Снисходительность субподрядчиков.
Каждое ивент агентство, которое не первый год работает с уверенностью заявит вам, что постоянные подрядчики это их основа. Они всегда порекомендуют вам работать именно с ними. У клиента может ошибочно сложится мысль «странно, они рекомендуют только своих подрядчиков, и совершенно не предоставляют выбора, зачем я должен им доверять?», ответ на эту мысль очень прост – подрядчики и агентства являются постоянными партнерами. Event-агентства годами находятся в поиске информации, оттачиваю путем опыта свой профессионализм в партнерстве с подрядчиками. Туда входят организация кэйтеринга и площадки, профессиональные техники и ведущие, фотографы, являющиеся специалистами в которых можно быть на 100% уверенным, гарантия профессионализма которых не раз была доказана. Они знаю что единожды предоставив плохо выполненную работу на другие заказы от агентства они могут и не рассчитывать, потеряв при этом свой постоянный заработок. Итак, приобретая услуги event-агентства, вы приобретаете его богатый опыт, построенный на пробах и ошибках при работе с подрядчиками, и снимаете с себя всякий риск по проведению всех элементов вашего мероприятия.
И, самое главное, event агенство предоставит вам креатив, круглосуточный сервис, и позволит вам быть просто клиентом, а не исполнителем всей этой трудоемкой работы.
Источник компания Juice Events
